We hebben net een beheersmandaat bij Citya getekend, we ontvangen een activatiemail met een link, en dan gebeurt er niets zoals verwacht: een blanco pagina, onbekende gebruikersnaam, wachtwoord geweigerd. Dit is het klassieke scenario dat de meeste nieuwe klanten ertoe aanzet om binnen een uur hun kantoor te bellen. Een MyCitya-account aanmaken is echter niet ingewikkeld, op voorwaarde dat men enkele technische details begrijpt die de standaardprocedure niet benadrukt.
Contractreferenties en activatiemail: wat echt de aanmaak van een MyCitya-account blokkeert
Het meest voorkomende probleem komt niet van het platform zelf. Het komt van de activatiemail die door het kantoor Citya wordt verzonden na het ondertekenen van het contract (verhuurbeheer of mede-eigendom). Deze mail bevat een tijdelijke link en een vooraf gegenereerde gebruikersnaam, vaak samengesteld uit de eerste letters van de naam en een contractnummer.
Ook interessant : Ontdek de nieuwste webtrends en digitale tips om je dagelijks leven te verbeteren
Als deze mail in de spam belandt of per ongeluk wordt verwijderd, wordt de procedure ingewikkelder. Je kunt je niet vrij aanmelden op MyCitya zoals op een gewone website: de toegang is afhankelijk van een actief contract bij Citya Immobilier. Zonder deze initiële link moet je je kantoor opnieuw contacteren zodat zij de uitnodiging opnieuw kunnen versturen.
Een andere valkuil: het e-mailadres dat tijdens het ondertekenen van het mandaat is opgegeven, moet exact overeenkomen met het adres dat voor het aanmaken van het account is gebruikt. Een typfout in het papieren dossier, en het systeem weigert de associatie. Je kunt trouwens een MyCitya-account aanmaken op France Immo Express door de gedetailleerde procedure te volgen die ook dit soort blokkades behandelt.
Lees ook : De laatste nieuws en analyses om elke dag eenvoudig op de hoogte te blijven
Stel je MyCitya-wachtwoord in volgens de nieuwe beveiligingsregels
Sinds eind 2024 heeft de Arche-groep (moederbedrijf van Citya) de eisen voor de complexiteit van wachtwoorden op al zijn platforms, inclusief MyCitya, aangescherpt. We hebben het niet meer over acht tekens met een hoofdletter: de regels vereisen nu een hoger niveau van complexiteit, in het kader van een versterkt cyberbeveiligingsbeleid dat is vermeld in de update van november 2024 van het beveiligingsbeleid van Arche.
In de praktijk moet het wachtwoord dat bij de eerste aanmelding wordt gekozen, hoofdletters, kleine letters, cijfers en speciale tekens combineren. De ervaringen hierover variëren, sommige gebruikers melden dat het formulier bepaalde speciale tekens zonder duidelijke uitleg weigert. Als het wachtwoord wordt afgewezen, bespaar je tijd door een standaardformaat te proberen: minimaal 12 tekens, met een punt of een streepje in plaats van een exotisch symbool.
Een praktische tip: noteer dit wachtwoord in een speciale beheerder zodra je het aanmaakt. De procedure voor het herstellen van het wachtwoord verloopt via het verzenden van een link naar het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld, wat enkele uren kan duren als de servers druk zijn.
Navigeren in de MyCitya-klantomgeving: documenten, huurkwitanties en opvolging van interventies
Eenmaal ingelogd, is de interface verdeeld in secties die afhankelijk zijn van je profiel. Een verhuurder heeft niet hetzelfde dashboard als een mede-eigenaar. Dit is wat je kunt zien afhankelijk van je situatie:
- Verhuurder: raadplegen van huurkwitanties, opvolgen van incasso’s, toegang tot beheersverslagen en aanpassingsadviezen voor kosten, alles geclassificeerd per goed en per boekjaar.
- Mede-eigenaar: notulen van de algemene vergadering, fondsenaanvragen, opvolging van goedgekeurde werkzaamheden, en toegang tot de sectie “Mijn Gebouw” die de lopende interventies in de gemeenschappelijke delen centraliseert.
- Huurder (beperkte toegang): downloaden van maandelijkse kwitanties en raadplegen van het huur saldo, met de mogelijkheid om een technisch probleem rechtstreeks vanuit de interface te melden.
MyCitya is nu het prioritaire kanaal voor documentuitwisseling bij Citya. De kwitanties, kostenoverzichten en notulen van de algemene vergadering worden daar prioriteit gegeven. Postverzending wordt een residuele optie, vaak tegen een extra vergoeding in de beheerscontracten, in overeenstemming met de RSE-aanpak van de groep.
Een technisch probleem of interventie melden vanuit MyCitya
De minst intuïtieve functionaliteit van het platform blijft de incidentmelding. Vanuit de huurders- of mede-eigenarenomgeving kan een formulier worden ingevuld om een probleem te melden (lekkage, verwarmingsstoring, storing in de gemeenschappelijke delen). Je vult een beschrijving in, voegt foto’s toe, en het ticket gaat rechtstreeks naar de beheerder van het kantoor.
Het formulier verstuurt geen pushmelding. De bevestiging komt alleen per mail, wat betekent dat je je inbox (en je spam) moet controleren om te zien of de aanvraag goed is ontvangen. Er wordt geen realtime opvolging aangeboden in de interface: je ziet de status van het ticket (open, in behandeling, afgehandeld), maar zonder gedetailleerde geschiedenis van de uitwisselingen.
Voor urgente interventies (waterschade, liftstoring) vervangt het gebruik van MyCitya niet het directe telefoontje naar het kantoor. Het platform behandelt aanvragen tijdens kantooruren, en de reactietijden voor de eerste reactie zijn afhankelijk van de werklast van de beheerder.
Bewaren van documenten en archivering op het Citya-platform
De algemene voorwaarden van Citya, bijgewerkt in 2025, geven aan dat de documenten die via MyCitya toegankelijk zijn, minimaal worden bewaard voor de wettelijke verjaringstermijn die van toepassing is. Wat betreft verhuur dekt dit meerdere jaren van kwitanties en overzichten. In mede-eigendom blijven de notulen van de algemene vergadering en de fondsenaanvragen beschikbaar voor een gelijkwaardige periode.
Na deze termijn worden de gegevens gearchiveerd of geanonimiseerd. Het is dus in ieders belang om regelmatig belangrijke documenten te downloaden in plaats van te rekenen op permanente toegang. Een wijziging van beheerder of een beëindiging van het contract kan ook leiden tot de sluiting van de klantomgeving, met een graceperiode die niet altijd duidelijk wordt gecommuniceerd.
- Download elke kwitantie zodra deze online staat in plaats van aan het einde van het fiscale jaar.
- Sla de notulen van de algemene vergadering lokaal op, vooral die welke werkzaamheden of wijzigingen in het reglement vastleggen.
- Exporteer het jaarlijkse beheersoverzicht vóór elke aangifte van onroerend goed inkomsten.
Het MyCitya-platform vereenvoudigt het dagelijkse beheer, maar vervangt geen gestructureerde persoonlijke archivering. De dag dat je een goed verkoopt of van syndicus verandert, voorkomt het hebben van je eigen kopieën wekenlange opvolging bij het oude kantoor.